Sind Sie Sklave Ihrer eigenen Dispositionstabelle?

Wir haben bereits die versteckten Kosten von Excel zur Bestandsplanung gesehen, herausgearbeitet, dass die Probleme meistens mit den Daten beginnen und erklärt, wie steigende Komplexität eine sinnvolle Lagerplanung mittels Planungstabelle erschwert.

Im heutigen Artikel werden wir die Risiken untersuchen, die damit einhergehen, dass es nur eine Person gibt, die so eine Planungstabelle erstellen, erweitern, befüllen, warten und abstimmen kann.

 

Die Hauptaufgabe des „Tabellen-Sklaven“

In einem kürzlich verfassten Posting beschrieb Jordan Skole, wie es leicht dazu kommt, dass unser Arbeitsblatt uns kontrolliert. Er schreibt: „In jeder Organisation gibt es zumindest eine Tabelle, die absolut essentiell ist, die gewöhnlich jeden Morgen herumgemailt wird und praktisch immer einen Namen in der Form „Irgendwas-Irgendwas-MASTER.xls“ trägt“. Er erläutert weiter, dass diese MASTER Tabelle immer von einer Person ausgeht – dem sogenannten „Tabellen-Sklaven“.

Der Tabellen-Sklave konzentriert sich voll auf:

  • Datenextraktion und Reporterstellung aus verschiedenen Systemen zur Zusammenstellung der Quelldaten, die alle synchron erworben und verarbeitet werden müssen, um brauchbar zu sein.
  • Einfügen der Daten in die Tabelle – egal ob durch importieren, copy-and-paste, die Aktualisierung von Verknüpfungen, oder die Befüllung von verknüpften Tabellen, usw.
  • Überprüfung der aktualisierten Daten und Tabelle um sicherzustellen, dass die Daten die Spalten und Zeilen mit den Formeln nicht übersteigen – sowie die Anpassung des Arbeitsblattes bei Bedarf.
  • Anpassung der „Tabellenregeln“ auf Grundlage von neu entdeckten Szenarien.
  • Bestätigung der Korrektheit der Daten, Beseitigung von offensichtlichen Fehlern und überschlagen, ob die Gesamtwerte innerhalb der „akzeptablen“ Parameter liegen.
  • Die oben angeführten Schritte wiederholen, sollten Probleme auftauchen.

Einige Tabellen-Sklaven haben sogar manche der oben genannten Schritte „automatisiert“, um die Zeit der Erstellung von „MASTER“ zu reduzieren. Doch selbst mit dieser Automatisierung mögen die enthaltenen Daten veraltet oder anderweitig kompromittiert sein, bis sie zur Anwendung bereit sind.

 

Das perfekte Arbeitsblatt – und dann?

Die Erstellung der perfekten „MASTER“ Tabelle kann tatsächlich eine interessante Herausforderung sein. Die beauftragte Person muss scharf nachdenken und muss gleichzeitig die komplizierte Aufgabe kreativ angehen. Oft besteht zurecht ein Gefühl der Befriedigung, sobald die erste Version „in Betrieb“ geht. Doch bei jedem Durchlauf wird die Begeisterung geringer und das Gefühl ändert sich. Zunächst ist man begeistert, als Planer die Herausforderung gemeistert zu haben und ein „gut gemacht“ vom Chef zu erhalten. Doch nach und nach fühlt sich die Arbeit banal und mühsam an, und anstatt gelobt zu werden wird der Inventarplaner gefragt „warum dauert das so lange?“. Nicht gerade Worte, die mit Jobzufriedenheit in Verbindung gebracht werden…

 

Der „Tabellen-Sklave“ ist ein Risikofaktor!

Ob selbst erstellt oder „geerbt“, der Tabellen-Sklave ist das eine Individuum, das weiß, wie das „MASTER“ Bestandsplanungsarbeitsblatt funktioniert, der den Prozess von vorne bis hinten durchschaut und alle Nuancen und Feinheiten versteht, die bei Änderungen zu berücksichtigen sind. Was passiert also, wenn diese Person das Unternehmen verlässt, für längere Zeit ausfällt, krank ist oder die wachsende Komplexität der Tabelle mit der Zeit nicht mehr managen kann?

Einfach jemand anderen zum Tabellen-Sklaven zu bestimmen erzeugt ein zunehmendes Potenzial für kritische Fehler. Der neue Mitarbeiter kennt die Tabelle nicht genau, kennt ihre interne Logik und Besonderheiten nicht und somit steigt die Wahrscheinlichkeit für Fehler wieder deutlich an.

Statistiken beweisen, dass mehr als 80% aller Tabellen Fehler enthalten, allerdings ist unklar, welche Auswirkungen diese Fehler haben. Entscheidend ist aber, dass in der Bestandsplanung ein einziger Fehler grobe Auswirkungen auf die Beschaffungskette haben kann und erst bemerkt wird, wenn der Schaden bereits erheblich ist.

 

Das Dilemma

Hier sehen wir die Zwickmühle. Einerseits weiß nur Ihr Planer mit der Tabelle umzugehen, diese Tätigkeit aber nur einer einzigen Person zu überlassen macht Ihr Unternehmen krisenanfällig. Die Aufgabe einer weiteren Person zu übertragen trägt aber auch ein enormes Fehlerpotenzial mit sich. Und selbst der beste Tabellen-Sklave mag von der stets zunehmenden Komplexität der „MASTER“ Tabelle überfordert sein, was zu Fehlern führen kann. Im abschließenden Artikel über Inventarplanungstabellen werden wir die entscheidenden Punkte zusammenfassen und Möglichkeiten erkunden, Ihr Unternehmen aus den Fesseln des gefürchteten „MASTER“-Blattes zu befreien, ohne das Risiko für Ihr Unternehmen zu erhöhen.

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