Datenbearbeitung mit Tabellen

Probleme bei der Inventarplanung beginnen mit Ihren Daten

Im ersten Teil dieser Serie über die versteckten Kosten von Tabellen zur Bestandsplanung haben wir besprochen, warum Excel zum Werkzeug Nummer 1 für die Planung, Prognose und den Einkauf von Inventar wurde.

Der heutige Artikel beschäftigt sich mit den Herausforderungen, welche die Datenqualität an die Planung mittels Tabellenblatt stellt:

  • Die Genauigkeit der Daten
  • Die Synchronisation der Daten
  • Die erforderliche Dateneingabe zur Inventarplanung

Datengenauigkeit

Die erste entscheidende Herausforderung bei der Nutzung von Tabellen für die Inventarplanung ist es, die Tabelle mit genauen Daten zu speisen. So macht zum Beispiel eine ungenaue Lagerbilanz eine effektive Planung praktisch unmöglich und jede daraus resultierende Bestellempfehlung wäre bestenfalls eine Schätzung. Notwendige Daten für eine Planungstabelle sind (unter anderem):

  • Eine genaue Lagerbilanz, welche eine einfache Berechnung des netto verfügbaren Bestandes ermöglicht.
  • Aktuelle Verkaufsdaten (inklusive Verkäufen im laufenden Monat), um eine Prognose erstellen, bearbeiten oder überschreiben zu können.
  • Laufende Transaktionen, wie offene Bestellungen, Kundenbestellungen, interne Transfers, wenn möglich unter Berücksichtigung von zyklischer Disposition, so dass Bestellempfehlungen zum optimalen Zeitpunkt ausgelöst werden.
  • Lieferanteneinschränkungen, wie Mindestbestellmengen oder Mindestbestellsummen, so dass diese Faktoren in die Bestellempfehlung mit eingearbeitet werden können.

Datensynchronisation

Die zweite große Herausforderung ist es, alle Daten in der Tabelle stets synchron zu halten. Bei der Suche, der Zusammenstellung und Konsolidierung von Informationen für die Tabelle (möglicherweise sogar aus mehreren Quellen), ist es entscheidend, dass die Daten relevant und synchron sind. Alle für die Transaktion entscheidenden Daten müssen zeitgleich extrahiert wird. So kann zum Beispiel die Ermittlung des Lagerbestandes um 9:00 Uhr morgens und die Ermittlung von offenen Bestellungen um 9:30 Uhr oder 8:30 Uhr dramatische Auswirkungen in beide Richtungen haben: zu geringer oder zu umfangreicher Bestand können die Folge sein.

 

  • Wenn der Lagerbestandswert eine Kundenbestellung beinhaltet, die quittiert wurde, aber die Bestelldaten die Kundenbestellung noch als offen führen, haben wir die bestellte Menge doppelt gezählt. In diesem Falle würden wir denken, wir hätten genug Bestand, es würde keine Bestellempfehlung zur Nachbestückung ausgelöst, obwohl wir in Wirklichkeit bestellen sollten.
  • Wenn der Lagerbestandswert den Empfang der Kundenbestellung nicht enthält, und die Kundenbestellung nicht mehr als offen in den Bestelldaten aufscheint, ist es wahrscheinlich, dass wir zu viel bestellen, da die Menge aus der Kundenbestellung nicht berücksichtigt wurde.

 

Passende Dateneingabe zur Inventarplanung

Ein weiterer Stolperstein für Anwender von Tabellen zur Inventarplanung ist es, die richtigen Eingabeparameter für die Planung festzustellen. Die Schlüsselfaktoren für die Inventarplanung pro Artikel bzw. Artikelebene sind:

  • Lieferzeit, die Dauer vom Zeitpunkt der Bestellung bis der Artikel im Lager zum Verkauf bereit liegt.
  • Klassifizierung, ob ein Artikel lagernd, nicht-lagernd oder ausgelaufen ist, sowie eine Pareto-Analyse, welche die Wichtigkeit des Artikels angibt.
  • Sicherheits- oder Pufferbestand, eine Lagermenge, die dynamisch berechnet wird, um ungenaue Prognosen oder verspätete Lieferungen von Lieferanten auszugleichen.
  • Bestellzyklen, wie oft die Bestellung eines Artikels geplant ist.

 

Rechnen Sie in Ihrer Tabelle: 

Ungenaue Daten + nicht-synchrone Daten + unpassende Planungseingabe = Suboptimale Bestellempfehlung

Dieser Prozess hat ernsthafte Auswirkungen auf Ihr Unternehmen, da er oft zu teuren Fehlern führt, die erst ersichtlich werden, wenn es zu spät ist. Man muss mit zu geringem oder zu hohem Lagerbestand (oder beidem!) umgehen und ist ständig damit beschäftigt, Probleme zu lösen.

Lagerengpässe bedeuten oft Notfallbestellungen bei Lieferanten inklusive rascher (und teurer) Zustellung. Ein zu hoher Lagerbestand bindet Kapital, bedeutet zahlreiche Kosten, was zu geringeren Margen und weniger Gewinn führt.

Im nächsten Blogeintrag werden wir uns mit der erforderlichen Komplexität zur Erstellung von optimalen Bestellempfehlungen mittels Tabellenkalkulation beschäftigen.

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