Komplexere Tabellen bedeuten größere Inventarprobleme

Wir haben in dieser Serie bereits die versteckten Kosten in Zusammenhang mit Tabellenkalkulationen zur Inventarplanung besprochen und erläutert, wie wichtig genaue, synchronisierte Daten und passende Planungseingaben sind. Im heutigen Beitrag geht es um komplexe Tabellen und zwar um  die stets steigende Komplexität in Unternehmen und ihrer Lieferketten, und darum, wie dies die Planung mittels Tabellenkalkulation betrifft.

Die Tabelle entwickelt sich

Die erste Version eines Tabellenblattes hat oft ein einfaches Ziel: Verstreute Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen, damit eine einfache Bestellung „automatisch“ mittels einer grundlegenden Prognose erstellt werden kann. Ein Mitarbeiter, meistens der Planer, wird mit ihrer Erstellung beauftragt. Während die Tabelle zunächst noch ziemlich rudimentär erscheinen mag, entwickelt sie sich doch im Laufe der Zeit in etwas Komplexes und Zeitaufwendiges. Diese Entwicklung beruht auf folgenden üblichen Faktoren:

• Größere Datenmenge im Zuge des Wachstums von Produktpalette und Unternehmen
• Zyklen für eingehende und ausgehende Bestellungen, interne Umschichtungen und Abverkäufe
• Der Bedarf an detaillierterer Berechnungen im Umgang mit verschiedenen Artikelarten auf Grundlage von definierten Regeln und Sonderregelungen für bestimmte Warengruppen
• Die Einarbeitung von ausführlicheren Sicherheits- oder Pufferbeständen, um näher an optimale Bestellempfehlungen zu kommen
• Die Erstellung von anspruchsvolleren Prognosen, die wechselnde Trends, Saisonalität, zwischenzeitlichen oder sporadischen Bedarf und Einmalkäufe berücksichtigen

Ein Anstieg an Komplexität bedeutet exponentielle Zunahme von Risiken

Jede Änderung an einer Tabelle macht sie komplexer und damit anfälliger für Fehler. Immer wenn die Produktpalette erweitert wird und mehr Zeilen in die Tabelle eingefügt werden, besteht das Risiko, dass die relevanten Formeln nicht in diese Zeilen kopiert werden und Gesamtwerte die Werte in den neuen Zeilen nicht berücksichtigen. Wenn Tabellen Berechnungen verwenden, die auf anderen Berechnungen (oder verknüpften Arbeitsblättern) beruhen, wird das Risiko vervielfacht. Die Einarbeitung von zyklischen Rhythmen bedeutet einen enormen Anstieg an Komplexität und jede weitere „Sonderregel“ erhöht die Abhängigkeit einer Berechnung von der anderen. Einfache Berechnungen für Sicherheitsbestand können leicht gefunden und eingearbeitet werden. Warum welcher Sicherheitsbestand zu halten ist, ist hingegen ein deutlich komplexeres Thema und wird in einem zukünftigen Artikel behandelt werden. Ausgefeilte Prognosen zu erstellen ist ebenfalls ein komplexes Thema.

Der Umgang mit komplexeren Anforderungen

Die Funktionalität einer Planungstabelle zu vergrößern um erweiterte Funktionen zu inkludieren bringt ebenfalls deutlich mehr Komplexität mit sich. In manchen Fällen ist es sogar unmöglich.

• Stellen wir uns ein Unternehmen vor, dass in ein Zentrallager einkauft und dann in Filiallager oder Shops liefert. In diesem Fall sollte die Bestellung im Zentrallager basierend auf einer Kombination aus den Anforderungen des Zentrallagers und der Filiallager erfolgen.
• In Industriezweigen, in denen die Produktpalette häufig wechselt, ermöglicht die Verknüpfung von „neuen“ Produkten mit „alten“ Produkten, die Verkaufshistorie des ersetzten Produktes für die Erstellung einer Prognose zu nutzen.
• In Produktionsumgebungen mit Stücklisten, muss die Inventarplanung sowohl den Bedarf an Teilen für das fertige Produkt, als auch die Verkäufe dieses Produktes berücksichtigen.
• Auch dort wo eine Kommissionierung von Produkten notwendig ist, erhöht dies den Grad an notwendiger Komplexität für treffsichere Bestellempfehlungen.
• Die Hervorhebung von Verkäufen um Ausnahmen frühzeitig zu erkennen (und Prognosen so manuell zu überschreiben) verhindert zwar teure Fehler, steigert aber auch die Komplexität deutlich.

Was sind optimale Bestellempfehlungen?

Die Hauptaufgabe jedes Planungssystems – egal ob es sich um eine Tabelle, eine App oder ein Warenwirtschaftssystem handelt -, ist es, optimale Bestellempfehlungen zu liefern. Wenn optimale Bestellempfehlungen eingehalten werden, wird jeder einzelne Einkauf Ihr Inventar Richtung optimales Niveau bringen. Dies bedeutet den kleinstmöglichen Inventarwert bei gleichzeitig höchstmöglicher Service- und Lieferqualität gegenüber Ihren Kunden.

Sie möchten also genug von jenen Artikeln einkaufen, die sich gut verkaufen und keine Artikel erwerben, die sich nicht verkaufen. Ein ausgeglichener Lagerbestand ist das Ergebnis, mit höheren Margen und weniger investiertem Kapital.

Die bereits oben erwähnte Komplexität besteht bereits bevor Sie auch nur anfangen, optimale Bestellempfehlungen in Ihre Tabelle einzuarbeiten. Es ist unwahrscheinlich, dass die Berechnungen für Sicherheitsbestand „best practice“ widerspiegeln, und es wird kaum möglich sein, dass Ihre Tabelle alle möglichen Szenarien berücksichtigt.

Erfahren Sie in diesem Artikel über das Risiko, nur eine verantwortliche Person für die Erstellung, Wartung, Befüllung und Erweiterung Ihres Arbeitsblattes zu haben.