Bestandsplanung: Fehlmenge als Bestandsproblem

Wenn Sie als Unternehmen, Kunden mit Ware beliefern, dann gehören Fehlmengen mit Abstand zu Ihren größten Sorgen.

Jedes Mal, wenn ein Kunde ein Produkt kaufen möchte, was nicht vorrätig ist, verlieren Sie Umsatz aufgrund Ihres Bestandsproblems. Angenommen Ihre Disponenten  sind sich der Fehlmenge bewusst, in diesem Fall werden sie nahezu sicher Zeit darauf verwenden müssen, das Problem zu lösen. Und was ist, wenn die Natur des Geschäfts so ist, dass Sie nicht sofort von den Fehlmengen wissen? Das ist der Punkt, an dem das Problem größer und schädlicher für Ihr Unternehmen wird.

Für Geschäfte, denen zu oft die Lagerbestände ausgehen, ist das Risiko groß, Kunden an die Konkurrenz zu verlieren.

Hat nicht Jeder dieses Problem?

Die meisten Unternehmen erleben zum ein oder anderen Zeitpunkt Fehlmengen und manche erleben dieses Problem öfter als andere. Aufgrund der Natur der typischen Lieferkette und der involvierten Risiken, wird ein gewisser Grad an Fehlmengen fast unvermeidlich sein. Aber das heißt nicht, dass Unternehmen solche Fehlmengen einfach akzeptieren sollten.

Manche lösen das Problem, indem sie sich mehr Bestand schaffen als die brauchen. Tatsächlich wird dadurch eine gefährliche Umgebung von überschüssigen Lagerbeständen kreiert, die zwar Fehlmengen vermeidet, aber zu welchem Preis für das Geschäft? Die Menge an Überschuss vorzuhalten, die das Problem der Fehlmengen komplett beseitigt, erfordert eine Menge an Betriebskapital, die sich nur wenige Unternehmen leisten können. Und dabei reden wir noch gar nicht von dem zusätzlich erforderlichen Raum, den Versicherungsproblemen, den Problemen mit veralteten Waren und der erhöhten Wahrscheinlichkeit von Bruchschäden oder Diebstahl.

Aus der Perspektive des Disponenten behindern Fehlmengen die tägliche Planung und stellen ein echtes Ärgernis dar. Eine Möglichkeit das Problem aus dem Weg zu schaffen, wäre durch Beschleunigung bestehender Bestellungen und Abgabe von dringlichen Bestellungen, was kostenintensiv sein kann. Noch schlimmer ist, dass normalerweise der Identifizierung der Gründe für die Fehlmenge wenig Beachtung geschenkt wird. Als Ergebnis wird sich das Problem fortsetzen und die Kosten werden steigen.

Wie Fehlmengen sich auf die Kunden und das Vertriebsteam auswirken?

Die Wirkung auf den Kunden wird leider selten berücksichtigt. Kunden kommen zu Ihrem Geschäft, weil sie ein Produkt kaufen wollen. Mitten in einem Einkaufserlebnis zu entdecken, dass in Ihrem Geschäft das gewünschte Produkt nicht verfügbar hat, kann bein den Kunden  Enttäuschung auslösen. Der Kunde wird nun eine alternative, in den meisten Fälle Ihre Konkurrenz,  für das Produkt aufspüren.

Aus der Perspektive des Vertriebsteams werden all die Zeit und Mühe, die in Training und Motivation des Vertriebsteams gesteckt wurden, um die Umsatzziele des Unternehmens zu erreichen, beeinträchtigt. Fehlmengen können einen Grund dafür sein, die Umsatzziele nicht zu erreicht werden. Für Vertriebsmitarbeiter, die im direkten Kundenkontakt stehen, ist es demotivierend und sogar ein wenig peinlich, die Fehlmenge zu rechtfertigen und zu erklären. Noch mehr, wenn die nicht genau wissen, wann das Problem gelöst sein wird. Viele Unternehmen würden es bevorzugen, gar nicht in dieser Situation zu sein.

Falls Verkaufsanreize vorhanden sein, in Form von Kommissionen oder Bonuszahlungen, werden auch die Verdienste des Vertriebsmitarbeiters beeinträchtigt. Wenn die Fehlmengen also nicht minimiert werden, wird eine hohe Fluktuation im  Vertriebsteam wahrscheinlich die Folge. Und um etwas weiter zu blicken, auch die Kundenbeziehungen werden sich für das gesamte Geschäft weiter verschlechtern.

Hat die Geschäftsleitung eine Antwort?

Auf Geschäftsleitungsebene ist es sehr unwahrscheinlich, dass die erreichte Füllrate in den monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertungen berichtet wird oder als Tagesordnungspunkt in den monatlichen Meetings diskutiert.

Wenn das Unternehmen nicht über:

1) ein Bestandsverwaltungssystem (IMS) mit einer „erreichte Füllrate“-Kennzahl,

2) eine Vorhersage der durch Fehlmengen verloren gehende Umsätze und

3) offene Diskussionen über diese Zahlen in monatlichen Meetings zur Überprüfung verfügt, wird das Ausmaß der Probleme auf Geschäftsleitungsebene wahrscheinlich nicht erkennbar sein.

Das einzig wahnehmbare Symptom des Problems wird wahrscheinlich das Nicht-Erreichen der Umsatzziele sein sowie ein hohes Niveau an Kundenbeschwerden.

Die meisten Geschäfte werden nicht in der Lage sein, die Gesamtauswirkung einer einzelnen Fehlmenge zu messeb. Das ist vor allem dann wahr, wenn der Kunde mehrere Produkte kaufen wollte, aber weil die Artikel teilweise nicht vorrätig waren, der ganze Verkauf verloren geht – und dann von einem Konkurrenten gewonnen wird.

Wenn ein Kunde das erste Mal mit einem Fehlbestand konfrontiert wird, hat er wahrscheinlich eine höhere Toleranz für diese Situation, als wenn er das Gleiche in demselben Geschäft schon mehrfach erlebthat. Wenn die Toleranzgrenze eines Kunden erstmal überschritten ist, wird er sich sehr wahrscheinlich für seine Einkäufe woanders umsehen.

Falls Fehlmengen nicht gänzlich ausgeschlossen werden können, ist die bestmögliche Strategie, jede Fehlmenge als eine Chance zu betrachten, dem Kunden zu bewweisen, dass Kunden und Serviceniveau deinem Unternehmen wichtig sind, indem er angemessene Antworten erhält.

Das ist keine narrensichere Strategie, aber es zeigt den Kunden zumindest, dass Serviequalität wichtig ist, trotz des vorligenden Problems.

Demnächst werden wir einen Blick auf spezifische Probleme werfen, die den Kunden plagen, wenn ein Lieferant oder Händler, auf den sie sich verlassen, mitten in einer Bestellung mit leeren Händen dasteht.

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