Bestandsoptimierung mit einer ABC-Analyse

In einem vorangegangenen Blogbeitrag haben wir beschrieben, warum das Durchführen einer ABC-Analyse innerhalb der Bestandsoptimierung sinnvoll ist. Eine solche Analyse wird es Ihnen nicht nur erleichtern, Ihre Konzentration und Energie auf diejenigen Artikel zu lenken, die Ihr Geschäft am meisten beeinflussen. Die ABC-Analyse wird Ihnen auch helfen, Ihr Betriebskapital so einzusetzen, dass es die höchste Kapitalrendite erwirtschaftet.

Aber wie genau macht man eine effektive ABC-Analyse? Folgen Sie diesen Schritten und Sie werden es im Handumdrehen geschafft haben.

Entfernen Sie zunächst veraltete Produkte

Der erste Schritt hin zu einem optimierten Lager besteht in dem Entfernen veralteter Produkte.

Veraltete Produkte sind solche, die wegen Überschüss, zu wenig Verkäufe oder Modewechsel sehr lange im Lager liegen bleiben. Sie hielten sie vielleicht in der Vergangenheit auf Lager, aber Sie werden sie nicht wieder beschaffen. Obsolete Waren können Sie entweder manuelle mit einem Indikator oder mit Hilfe eines regelbasierten Ansatzes entfernen.

Hier ist ein Beispiel:

Sehen Sie sich dazu alle Produkte an, die bei Ihnen seit 24 Monaten oder länger im System sind. Kennzeichen Sie anschließend alle, die Sie in diesem Zeitraum nicht verkauft haben, als obsolet.

Entfernen Sie die veralteten Waren – bei denen es sich per Definition um überschüssige Bestände handelt – aus Ihrem Lagerbestand. Wenn Sie sie behalten, investieren Sie unnötig Geld in das Lagern von Waren, die Sie eigentlich nicht mehr verkaufen wollen. Sie sind Ihrem Ziel einer effektiven ABC-Analyse schon einen guten Schritt näher gekommen.

Entfernen Sie nicht vorrätige Produkte

Nach dem Entfernen veralteter Produkte führen Sie die Bestandsoptimierung mit dem Löschen nicht vorrätiger Produkte zur weiteren Vorbereitung der effektiven ABC-Analyse fort.

Ein nicht vorrätiges Produkt ist eines, dass zwar auf Ihrer Preisliste auftaucht, das Sie aber nicht bevorraten. So müssen Sie, wenn ein Kunde dieses Produkt bestellt, es Ihrerseits bei Ihrem Lieferanten ordern und an den Kunden liefern. Typischerweise handelt es sich um Artikel mit einer langen Lieferzeit, die Ihr Kunde nicht so ohne weiteres woanders erhält und weshalb er gewillt ist, auch länger darauf zu warten.

Sie können im Rahmen Ihres Bestandsmanagements eine einfache Regel anwenden, um nicht vorrätige Waren zu identifizieren. Schauen Sie sich all die Produkte an, die seit 12 Monaten oder länger bei Ihnen im System sind und die Sie in nur drei oder weniger Monaten davon als nicht vorrätig verkauft haben. Haben Sie die obsoleten Produkte identifiziert? Dann entfernen Sie diese aus Ihrem Lagerbestand.

Von jetzt an werden Sie diese nicht vorrätigen Artikel nur dann bestellen, wenn ein Kunde sie bestellt und sie nicht auf Lager haben.

Was ist besser: Verkaufshistorie oder prognostizierte Verkäufe?

Jetzt, da wir obsolete und nicht vorrätige Produkte entfernt haben, sollten in Ihrem Lager nur die Artikel übrig bleiben, die sich regelmäßig verkaufen. Das sind die Artikel, mit denen wir uns für die Erstellung der Lagerbestands-ABC-Analyse beschäftigen wollen.

Für eine Analyse der A-, B- und C-Produkte sind zwei Punkte entscheidend:

• Den Preis des Produkts
• seine Umlaufgeschwindigkeit

Der erste Punkt ist einfach. Sicherlich haben Sie bereits einen Wert für die durchschnittlichen Kosten – oder die letzten Kosten – in Ihrem ERP-System hinterlegt. Nutzen Sie diese Angabe.

Wenn Sie wissen wollen, wie schnell das Produkt läuft, können Sie die Verkäufe der vergangenen 12 Monate heranziehen und die durchschnittlichen Verkaufszahlen pro Monat für jedes Produkt ermitteln. Dann haben Sie einen Anhaltspunkt für dessen Umlaufgeschwindigkeit.

Ein noch besserer Indikator ist eine Prognose der zukünftigen Verkaufszahlen. Sicherlich werden Sie kein Produkt als C-Produkt kennzeichnen, dessen Verkäufe einen Aufwärtstrend zeigen und in den kommenden sechs Monaten zum Verkaufsschlager werden könnte.

Ebenso werden Sie kein Produkt als A-Produkt einordnen wollen, dessen Verkäufe stagnieren und für das in den kommenden sechs Monaten keine Nachfrage erwartet wird. Eine eingestellte Produktlinie würde beispielsweise dazu gehören.

Deshalb ist unsere Empfehlung, für eine aussagekräftige ABC-Analyse immer die prognostizierten Verkäufe zu nutzen.

Mit dem 80/20-Prinzip Produkte bewerten

Sie kennen sicherlich die 80/20-Regel oder das Pareto-Prinzip, das nirgendwo so gut passt, wie beim Lagerbestand. Denn dieser bestätigt, dass 20% der Produkte 80% des Gesamtumsatzes ausmachen. Und genau dieses Prinzip machen wir uns bei der ABC-Analyse und im effektiven Bestandsmanagement zu Nutze.

Lassen Sie uns damit anfangen, einen neuen Bewertungsmaßstab für jedes Produkt nach folgender Formel zu erstellen:

  (Einkaufspreis des Produkts) x (historische oder prognostizierte durchschnittliche Nachfrage) = Gesamtergebnis

Sobald Sie das für jedes Produkt vorliegen haben, können Sie das Gesamtergebnis der neuen Spalte kalkulieren.

Nachdem Sie für jedes Produkt das Gesamtergebnis ermittelt haben, sortieren Sie die Ergebnisse und die dazugehörigen Produkte absteigend vom höchsten bis zum niedrigsten. Starten Sie dann von oben und addieren Sie die Ergebnisse. Sobald Sie bei 80% des Gesamtergebnisses angelangt sind, ziehen Sie eine Linie und nennen diese Produkte A-Produkte.

Fahren Sie damit fort, bis Sie bei 96% des Gesamtergebnisses ankommen. Ziehen Sie eine Linie und nennen Sie diese Produkte B-Produkte. Warum 96%? Weil das die originalen 80% plus 80% der verbleibenden 20% sind – eine erneute Anwendung der 80/20-Regel auf die Nicht-A-Produkte.

Der Rest der Produkte lässt sich nun als C-Produkte kennzeichnen.

Wie Sie feststellen werden, hat unsere ABC-Analyse nur 20% der Produkte als A-Produkte ausgewiesen. Ist das nicht genial? Das ist das Pareto-Prinzip in der Anwendung!

High Medium Low (HML)-Analyse

Sie haben nun eine ABC-Analyse für Ihren Lagerbestand. In manchen Fällen kommt es vor, dass dabei einige sehr wichtige Produkte in die C-Kategorie gerutscht sind. Deswegen wollen wir noch einmal eine andere Sichtweise auf die Klassifizierung werfen.

Dazu ein Beispiel: In einem typischen High-Tech-Geschäft werden sowohl teure Smartphones (A-Produkte) als auch sehr günstige dazu passende Display-Schutzfolien für diese Smartphones angeboten (C-Produkte).

Der Mobiltelefonmarkt ist heute aber so hart umkämpft, dass ein Kunde unter Umständen sein Smartphone nebst Zubehör bei einem Wettbewerber kauft, wenn Sie ihm die zugehörige Display-Schutzfolie nicht für zwei Euro überlassen wollen. Das wäre ein riesiger Umsatzverlust ausgelöst durch einen Artikel, der im Einkauf vermutlich nur wenige Cent kostet.

Wäre es stattdessen nicht sinnvoller, Produkte rein nach ihrer Umlaufgeschwindigkeit zu klassifizieren?

Auch das gestaltet sich recht einfach. Wiederholen Sie die Schritte der ABC-Analyse von oben, aber verwenden Sie dieses Mal nicht den Einkaufspreis, sondern die durchschnittliche Nachfrage für Ihre Ergebnisberechnung.

So erhalten Sie neue Kategorien, die Sie nicht mit A, B und C, sondern mit H für hohe (High), M für mittlere (Medium) und L für geringe Umlaufgeschwindigkeit (Low) kennzeichnen.

Und siehe da, Ihre Display-Schutzfolien sind nun als Produkte mit hoher Umlaufgeschwindigkeit klassifiziert. So erhalten Sie die Aufmerksamkeit, die sie tatsächlich verdienen.

Eine simple Matrix klassifiziert Ihr Inventar

Leider haben wir jetzt bei der ABC-Analyse und HLM-Klassifizierung zwei konkurrierende Methoden. Und es wird äußerst schwierig, mit beiden zu arbeiten. Viel besser wäre es doch, diese beiden Klassifizierungen miteinander in einer Matrix zu kombinieren. Wir können ABC auf einer Seite der Matrix von oben nach unten laufen lassen und HML oben von links nach rechts, wie hier:

Nun können wir klar erkennen, dass die grünen Felder (AM, AH und BH) das Hauptgeschäft Ihres Unternehmens darstellen. Sie möchten diese Produkte sehr genau im Auge behalten, um sicherzustellen, dass sie Ihnen nicht ausgehen.

Die CL-Produkte sind dagegen tatsächlich nur Störgeräusche für Ihr Geschäft. Sie verkaufen sich kaum und wenn sie es doch tun, bringen sie Ihnen kein Geld ein. Sie können sogar in Betracht ziehen, diese Produktlinien zu verkleinern.

Die zwei braunen Felder sind interessant. Die AL-Produkte sind Produkte, die sich nicht oft verkaufen, aber wenn sie es tun, bringen sie einen hohen Gewinn. Denke an ein KFZ-Reifen-Outlet- Die Prosche-Reifen gehören in die AL-Ecke. Sie werden sie nicht jeden Tag verkaufen, aber wenn Sie es tun, machen Sie einen ansehnlichen Gewinn. Währenddessen gehören die Toyota Corolla-Reifen wahrscheinlich in die AH-Ecke.

Auf der gegenüberliegenden Seite der Matrix sind die CH-Produkte. Das sind die Display-Schutzfolien. Sie bringen nicht viel an Gewinn, aber sie verkaufen sich häufig und sie werden oft als Lockartikel verwendet.

In der nächsten Ausgabe dieser Serie werden wir uns ansehen, wie die Matrix effektiv angewendet werden kann, um die Leistung Ihres Lagerbestands zu erhöhen.