Die Tücken, wenn Sie Überschuss los werden wollen

Ein typisches Szenario:

Der Verkaufsleiter kriegt mit Nachdruck die Aufgabe, sich um die vielen Überbestände im Lager zu kümmern und los zu werden. Er findet Zeit dafür und tatsächlich reduziert sich der Bestand beachtlich im Lager, so dass sich die Bestände um den Maximalbestand befinden.

Bei der nächsten monatlichen Bestellung fällt ihm auf, dass der Artikel wieder auf dem Bestellvorschlag auftaucht – er blockt diese Bestellung, denn er will nicht, dass der Artikel wieder soviel Überbestände hat.

Er ist sich sicher, dass er alles richtig gemacht, da er ja nur die Überbestände eliminiert hat. Die Frage, ob er sich dabei auch an die Vorgaben der Bestandsoptimierung gehalten hat, verneint er.

Ein Blick dort hinein zeigt jedoch, dass der Artikel jetzt potientielle Umsatzverluste hat.

Beim Blick in die Prognose ist zu sehen, dass der Artikel Fehlmengen für die nächsten drei Monate haben wird!

Wie um alles in der Welt konnte das passieren?

Warum konnte es nicht funktionieren, die Bestände über dem Maximalbestand zu entfernen?

  • Als die Bestände reduziert wurden wurde nicht beachtet, dass der Artikel eine Lieferzeit von 6 Monaten hat und das es bisher keine offene Bestellung für diesen Artikel gibt. Der Chef hat gesagt, die Bestände sollen reduziert werden und das ist das, was (zumindest mengentechnisch erfolgreich) umgesetzt worden ist.

Wie konnte das so passieren?

  • Zusammengefasst kann man sagen, dass der eigentliche Überschuss (also die Menge, die tatsächlich überflüssig ist) nicht bestimmt worden ist, bevor die Bestände reduziert worden sind.
  • Die „Aufräumarbeiten“ haben den Bestand auf den Maximalbestand gedrückt. Sobald der Bestellzyklus- und auch der Sicherheitsbedarf erschöpft sind gibt es keinen Bestand mehr für diesen Artikel, bis die nächste Lieferung  (nach den Lieferzeittagen) eingetroffen ist.

Reducing Excess to maximum level may result in a stock out

  • Übrigens, wenn man sich nicht lagerhaltige oder obsolete Artikel anschaut, so wird jeder Bestand als Überbestand angesehen. Die Lieferzeit wird hierbei gar nicht mit einbezogen
  • Lagerhaltige Artikel erfordern einen anderen Ansatz. Abhängig von Nachfüllzyklus, Lieferzeit, Prognose und Lieferantenrisiko ergibt sich ein extra Sicherheitsbestand, zusätzlich zum Nachfüllbestand. Dies wird in der nächsten Darstellung deutlich:

Stocked item

  • Obwohl der Bestand über dem Maximalbestand (SS+RC) ist und somit als Überbestand gilt, ist er doch erforderlich, um Fehlbestände während der Lieferzeit kompensieren zu können
  • Da  es keine offene Lieferantenbestellung gab, muss der Überbestand den erwarteten Verkäufen für den Zeitraum der Lieferzeit (in diesem Fall 6 Monate) entsprechen. Wenn die Bestellung eintrifft, wird auch der Überbestand erschöpft sein.
  • Der richtige Weg um den Überschuss zu berechnen ist, nur die Überbestande oberhalb der jerweiligen Maximalbestände zu sehen (SS+RC+LT).  Dies wird in der nächsten Darstellung deutlich:

Disposable excess

Es gibt noch einen weiteren Punkt zu beachten.

In unserem Beispiel wurde der Artikel so weit reduziert, dass die Kunden ihrerseits viele Artikel abgenommen haben, die sie zu diesem Zeitpunkt oder in dieser Menge gar nicht brauchten.

  • Kunden, die ihrerseits Überbestände aufgebaut haben, werden in der nächsten Zeit keine Artikel abnehmen. Die Prognosen müssen also nach unten angepasst werden, um dieses Verhalten zu reflektieren.
  • Die erhöhten Verkaufe werden in den Prognosen auch erscheinen und eine entsprechend höhere Zukunfsprognose erzeugen. Auch deswegen müssen die Prognosen überprüft und angepasst werden.

Wenn dies nicht gemach wird, führt die Kombination aus überhöhten Prognosen und fehlenden Kundenaufträgen wieder zu Überbeständen. Sie drehen sich im Kreis!

Weitere Maßnahmen, um die überflüssigen Überbestände loszuwerden, umfassen oftmals die Anpassung der Nachbestellmenge oder dessen Zeitpunkt. All das beeinflusst jedoch maßgeblich die Sicherheit Ihre Versorgungskette, so dass diese Schritte bei Artikeln mit langer Lieferzeit sehr vorsichtig angegangen werden müssen.

Wichtig ist, dass Sie ergründen können, wie es überhaupt zu den Überbeständen kommen konnte – dieses Wissen ist im Unternehmen viel hilfreicher. Wenn es in diesem Beispiel zum Beispiel offene Bestellungen gegeben hätte, deren Lieferung noch verzögert oder gestoppt werden könnte, so wäre das Endergebnis ein komplett anderes geworden.

Dieses Beispiel zeigt aber nur einen Fallstick bei der Beseitigung von Überbeständen. Es gibt viele weitere Tücken, auf die wir in späteren Blog-Einträgen zu sprechen kommen werden.

Ein Warenwirtschaftssystem,  was Ihnen „Überschuss“ und „überflüssige Bestellungen“ anzeigt, reduziert deutlich alle Risiken. So können Sie und Ihr Team schnell und einfach erkennen, welches die richtigen Schritte sind und wann Sie an welcher Stelle eingreifen und agieren sollten.

PS: Um es einmal aufzulösen: Für das Beispiel wäre das Richtige gewesen, rein gar nichts zu unternehmen – es gab gar keine Überbestände.

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