Die Hauptgründe für Fehlbestände

Wodurch entsteht Lagererschöpfung?

Eine typische Reaktion bei Fehlmengen im Bestand ist „der Einkäufer hat nicht genug eingekauft“. Nicht in der Lage zu sein, Ihre Kunden zu beliefern, ist eines der größten Probleme für Ihr Unternehmen. Es ist wichtig,  die Ursachen zu erkennen und nicht nur die Symptome zu bekämpfen!

Wir kommen sofort darauf zurück, ob es wirklich die Schuld des Einkäufers ist – lassen Sie uns vorher aber einmal kurz weitere Ursachen ergründen.

Fehlbestände können folgende Gründe haben – sortiert nach Gewichtung :

  • unterschätzte Nachfrage nach einem Produkt und deswegen eine zu geringe Bestellung
  • verspätete Lieferung durch den Zulieferer. Sie haben genug bestellt, der Lieferant hat jedoch nicht zum vereinbarten Zeitpunkt geliefert
  • Es wurde die falsche Lieferzeit verwendet. Eine hinterlegte Lieferzeit,  die niedriger als die tatsächliche Lieferzeit ist, führt automatisch zu Verspätungen. Als Konsequenz daraus ergeben sich zu niedrige Meldebestände
  • Der Sicherheitsbestand ist zu niedrig, um die Risiken für den Artikel zu decken
  • geringe Bestellmengen – vielleicht als Ergebnis eines schlechten Bestellsystems oder schlechten Entscheidungsfindung. Viele Unternehmen treffen die Entscheidung wie viel zu bestellen ist zum Zeitpunkt der eigentlichen Bestellung. Ein gutes Warenwirtschaftssystem berechnet die empfohlenen Bestellmengen auf Grundlage von Prognosen, Lieferzeiten, geplanten Bestellzyklen und dem Sicherheitsbestand. Mit den Einsichten in all diese Bereiche hat der Einkäufer zwar ein gewisses Bauchgefühl, sollte die Bestellmenge nur auf Grund dessen jedoch nicht festlegen
  • Die Qualität der Produkte variiert und führt zu erhöhten Reklamationen beim Zulieferer
  • Der Zulieferer verweigert die Lieferung, sei es durch offene Forderungen bei Mängeln oder gestoppte Zahlungen
  • Zu geringe Betriebsmittel führen zu einer  Bestell-Obergrenze für jeden Monat. Dies kann am schlechten Cash-Flow-Management liegen, oder Sie sind durch zu hohe Lagerbestände an ein sehr hohes Lagerbestandskapital gebunden

Grau ist alle Theorie – wie löst man das Problem?

Wir leben in keiner perfekten Welt in der man ohne Risiken auskommt – Fehlbestände können bei jedem auftreten.

Jedes Unternehmen im Markt unterliegt den gleichen Faktoren.

Um sich einen Vorteil zu seinen Mitbewerbern zu erarbeiten, braucht es die richtigen Helfer und Geschäftsprozesse:

  • Ein Cockpit mit Übersicht der Umsatzverluste, das aktuelle Fehlbestände identifiziert. Es muss sofort für die Geschäftsführung, die Verkäufer und die Einkäufer ersichtlich sein, um das Problem schnellstmöglich lösen zu können
  • Sobald Umsatzverluste erkannt werden ist der erste Schritt, eine Notfallbestellung aufzugeben oder den Artikel über andere Quellen zu beziehen und den Kunden über eventuelle Verzögerungen zu informieren
  • In der Firma muss es jemanden geben, dessen höchste Priorität es ist, Fehlbestände zu beseitigen und dafür auch die volle Verantwortung trägt
  • Dieser Vorgang ist am effektivsten, wenn man eine Rankliste der Artikel mit den höchsten potentiellen Umsatzverlusten erstellt hat. So deckt man mit wenig Aufwand die größten Bereiche schnell ab.
  • Ein Zeitstempel der Fehlbestände hilft die Reihenfolge weiter anzupassen und die neuen Bestellungen besser zu organisieren

Ergreifen Sie die Initiative – handeln Sie, bevor es überhaupt ein Problem geben kann

  • Ein Warenwirtschaftssystem mit einem potentiellen Umsatzverlust-Cockpit, das Ihnen Artikel anzeigt die vor Eintreffen der nächsten Bestellung Fehlbestände aufweisen werden, ist ein unverzichtbares Werkzeug
  • Notfallbestellungen oder Aufstockungen bestehender Bestellungen ist notwendig, um diesen Fehlbeständen vorzubeugen
  • Nochmals, diese muss sowohl für die Geschäftsführung, die Verkäufer und die Einkäufer sofort ersichtlich sein
  • Angepasste Prognosen. Potentielle Umsatzverluste im Cockpit und viele andere Berechnungen beziehen sich auf die Prognosen, welche selber aus vielen Einzelberechnungen erzeugt wird. Daher ist es wichtig, dass sich die Prognose sofort dynamisch der wechselnden Nachfrage des Marktes anpasst
  • Ein System das die Lieferzeiten überwacht und erkennt, wenn sich eine Lieferung verspätet oder schon verspätet ist
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