9 Schritte in Richtung optimale Bestellungen

Wenn nach den Ursachen für Lager-Fehlbestände oder Überschüsse kommt man nach objektiver und ehrlicher Analyse oft zur Erkenntnis, dass die aufgegebenen Bestellungen nicht dem tatsächlichen Bedarf entsprochen haben. Obwohl eine Vielzahl an Faktoren zu diesen zwei kritischen Problemen führen können: Wenn Sie für jede einzelne Bestellung die richtige Menge und den richtigen Zeitpunkt wählen, ist das schon ein großer Schritt, um die Richtige Balance für Ihre Lagerbestände zu finden, denn jede einzelne Bestellung bindet Ihr Arbeitskapital. Sie machen Ihren Gewinn jedes mal, wenn Artikel verkauft oder „gedreht“ werden. Je öfter das im Jahr passiert, desto größer wird der Gewinn sein.

Wenn zu viele Artikel bestellt worden sind, wird es unter Umständen keine, oder nicht genug Drehungen geben. Ihr Kapital ist in den Beständen gebunden und generiert keinen Umsatz im Jahr.

Falls zu wenig bestellt worden ist, wird es Fehlbestände und Umsatzverluste geben. Daraus resultieren unzufriedene Kunden, die Sie nur schwer wieder zurückgewinnen können. Sie werden vermutlich viel Zeit investieren müssen, um dies wieder auszugleichen.

Wie Sie erkennen können, sind die abgegeben Bestellungen der kritische Punkt, um optimale Bestände, Kundenzufriedenheit und Gewinn zu erzielen.

Wie geben Sie aktuell Bestellungen auf?

  • Beziehen Sie den Status der Klassifizierung mit ein?
  • Wie beziehen Sie die Verkaufs-Prognosen mit ein?
  • Beziehen Sie Ihren aktuellen Bestand mit ein und wenn ja, wie aktuell ist diese Zahl?
  • Beziehen Sie Ihre offenen Bestellungen für alle Artikel mit ein, wenn Sie eine neue Bestellung aufgeben?
  • Werden Faktoren wie Service-Grad, Sicherheitsbestand, Füllrate entsprechend der Klassifizierung pro Artikel in einem Risiko-Profil mit einbezogen?
  • Lassen Sie die Meinung anderer Mitarbeiter mit in Ihre Bestellung einfließen?
  • Richtet sich Ihre Bestellmenge auch danach, ob Sie eventuell Rabatte für größere Mengen kriegen?
  • Wissen Sie zum Zeitpunkt der Bestellung, ob die bestellte Menge Sie einen Schritt näher in Richtung optimalen Bestand bringen wird?
  • Ist die Gesamtsumme der aufgegeben Bestellungen innerhalb des vorgegebenen Finanzrahmens für den Monat?

Die Fakten werden für sich selbst sprechen. Und mit Fakten sind hier abgedeckte Tage, Drehungen, Verkaufsverluste durch Fehlbestände, der Wert von Überbeständen oder sogar obsoleten Beständen, sowie die Zahl der unzufriedenen Kunden.

Also, wie bestellen Sie Artikel nach?

Die optimale Bestellmenge ergibt sich als Resultat der folgenden Schritte, die nacheinander vollzogen werden müssen:

  1. Nutzen Sie aktuelle Daten:
    1. Der im System hinterlegte Lagerbestand muss aktuell sein
    2. Offene Bestellungen müssen erfasst und aktuell sein
    3. Für jeden Artikel muss der korrekte Lieferant hinterlegt sein
  2. Genaue Klassifizierung der Lagerbestände ist der Grundstein für optimale Bestellungen
    1. Obsolete/Überflüssige Artikel werden nicht mehr nachbestellt
    2. Nicht-Lagernde werden nur auf Kundennachfrage bestellt und binden so nicht unnötig Kapital in Beständen
    3. A, B and C category Artikel werden nur nachbestellt, wenn der gewählte Nachbestell-Zeitpunkt erreicht ist
  3. Genaue Prognosen sind ein kritischer Punkt in diesem Vorgang
  4. Lieferzeiten müssen aktuell und genau sein
  5. Richtig gewählte strategische Ziel-Parameter wie Füllrate, Bestellzyklus und Sicherheitsbestand sind essentiell wichtig, um die richtige Balance zwischen gebundenem Lagerkapital und Kundenzufriedenheit, durch hohe Lieferfähigkeit zu finden
  6. Der Meldebestand und die Bestellzeitpunkt werden dann automatisch berechnet
  7. Die dann generierte Bestellmenge ergibt sich aus den oben genannten Punkten.
  8. Die Bestellmenge wird angepasst, falls es eine Mindestbestellmengefür die Artikel gibt.
  9. Eine Kontrolle des Bestellvorschlags führt eventl. noch zu einigen Anpassungen, bevor dieser als Bestellung an die jeweiligen Lieferanten geht.

Ein gutes Warenwirtschaftssystem führt all diese Schritte im Hintergrund aus, so dass mit geringem Zeitaufwand die größeren Bestellungen kontrollieren können, um sicher zu gehen, dass Sie Ihr wertvolles Arbeitskapital nicht in überflüssiges Lagerkapital binden.

Aus der Erfahrung kann man sagen, dass, egal wie gut man plant, die Kunden trotzdem mal mehr oder weniger als prognostiziert kaufen, oder eine Bestellung mal früher oder später eintrifft. Eine Übersicht, bzw ein Cockpit, in dem Ihnen diese Probleme sofort aufgezeigt werden, hilft, diese umgehend zu beheben.

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